Výběrové řízení na produkci open air festivalu k Evropskému týdnu regionů a měst

Zastoupení Evropské komise v České republice ve spolupráci s Úřadem vlády České republiky a úřadem Regionální rady Regionu soudržnosti Jihozápad, budou pořádat veřejnou kulturní a informační open air akci (Eurofestival), která se uskuteční v Plzni dne 1.10. 2010 při příležitosti Evropského týdne regionů a měst.

"Eurofestival" by měl zahrnovat hudební produkci, talk show s politiky a/nebo zástupci institucí, prezentace lokálních pokrmů a nápojů a informační pulty institucí a orgánů EU, tj. Zastoupení Evropské komise v České republice, vládních informačních středisek – Eurocenter, Regionální rady Regionu soudržnosti Jihozápad, informačních středisek Evropské komise Europe Direct, Informační kanceláře Evropského parlamentu a zapojených subjektů občanské společnosti. Festival by měl odrážet tématické priority, kterými jsou regionální rozvoj v kontextu soudržnosti a konkurenceschopnosti a dále ekonomická obnova, udržitelný růst a zaměstnanost.

Hudební program festivalu by měl zahrnovat známé umělce z národní a regionální scény. Akce bude prezentována s vizuální identitou EU, logem Zastoupení Evropské komise a logy partnerských subjektů. Hlavním cílem festivalu je zvýšit zájem občanů o otázky spojené s Evropskou unií, jejími institucemi, funkcí, nástroji a politikami, zvláště s ohledem na výše uvedené priority.

Specifikace programu: celodenní program složený z vystoupení známých kapel a osobností regionálního, národního i mezinárodního významu z oblasti kulturní, politické a institucionální (zajištění ve spolupráci se Zastoupením Evropské komise). V odpoledních hodinách bude program orientován především na rodiny a děti, večerní pak na široké spektrum publika.

Úspěšná nabídka musí obsahovat logistické řešení a produkci festivalu, návrh programu a produkci a koordinace propagačních aktivit, včetně zajištění mediálního prostoru.

Charakteristika programu

-     Regionální část (v koordinaci s místními partnery)
–    Vystoupení jednotlivých regionálních umělců, souborů, hostů
–    Prezentace dalších lokálních produktů a tradic.
–    Prezentace lokálních NGO´s a místních samospráv
–    Prezentace Regionální rady Jihozápad a projektů podpořených v rámci ROP

-    Evropská část (v koordinaci se zadavateli)
-    Talk show s politiky a/nebo zástupci institucí EU
-    Prezentace institucí a orgánů (Zastoupení Evropské komise, informačních středisek Evropské komise – Europe Direct, Eurocenter, Informační kanceláře Evropského parlamentu a informačních sítí Evropské komise)

–    Eurofestival (nejen)dětem
–    Hudebně zábavné odpoledne pro děti
–    Zapojení diváků
-    Večerní vystoupení významných kapel národní či mezinárodní scény.

Dodavatel je zodpovědný za produkci akce. Ta zahrnuje:

•     Logistiku, tj..
o    Zajištění místa konání, včetně záboru veřejného prostranství
o    Zajištění, stavbu a odklizení všeho potřebného technického vybavení
o    Zajištění  informačního a prezentačního zázemí stanu/stánků včetně vybavení (lavice, stoly) Eurocentra a dalších zaintersovaných subjektů z řad místních samospráv a NGO´s
o    Zajištění prostoru, kotvení a napojení na elektrickou energii pro informační stan Zastoupení Evropské komise  o rozměrech 10x10 m
o    Zajištění viditelnosti všech participujících Evropských institucí, národních, regionálních a místních úřadů a dalších aktérů (loga)
o    Zajištění odpovídajících bezpečnostních opatření včetně zajištění bezpečnosti v den konání festivalu (ve spolupráci se soukromou bezpečnostní agenturou a městskou policií) a zajištění bezpečnostní agentury v nočních hodinách k zajištění pódia a stanů proti krádeži či poškození
o    Umístění vizuálních symbolů města, Zastoupení Evropské komise v České republice a případně dalších partnerů na všech informačních a propagačních materiálech.
o    Čtyři hostesky
o    Zajištění osoby, která se bude v místě konání pohybovat v kostýmu maskota EU (plyšová hvězda)
o    Zajištění mobilních toalet v odpovídajícím počtu dle předpokládané návštěvy Eurofestivalu
o    Zajištění velkoplošné LED obrazovky pro promítání klipů a případně záběrů z místa konání

•    Koncept a program
o    Předložení konceptu a návrhů programu
o    Navržení a smluvní zajištění umělců a moderátorů, včetně jejich potvrzení o účasti na akci
o    Finalizace programu ve spolupráci se Zastoupením Evropské komise a případně dalšími zapojenými subjekty
o    Technická asistence při organizaci prezentací a návštěvě vystupujících
o    Ubytování a stravování pro vystupující umělce
o    Organizace vystoupení
o    Zajištění kontaktu se všemi zainteresovanými subjekty (Zastoupením Evropské komise, středisky Europe Direct a Eurocentry, Informační kanceláří Evropského parlamentu, lokálními partnery z řad NGO´s, informačními sítěmi Evropské komise, regionálními a lokálními samosprávami a se zprostředkovateli služeb z návrhu vyplývajících.

•    Propagace
o    Návrh mediálního plánu, včetně harmonogramu propagačních aktivit, který bude součástí nabídky
o    Propagace akce vhodnými prostředky, tj. v tištěných médiích, na internetu, prostřednictvím sociálních sítí, spoty v rádiu, tisk plakátů a letáků k akci a jejich distribuce
o    Koordinace propagačních aktivit ve spolupráci s mediálními partnery a inzertním prostorem zajišťovaným Úřadem vlády.
o    Zajištění propagace v místě konání formou plakátů ve spolupráci s krajským úřadem a magistrátem